La factura electrónica equivale, a todos los efectos, a la tradicional factura en papel. Se trata de un documento intercambiado entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos, respaldado por firma digital, que garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Los primeros pasos: de 2007 a 2015
El primer hito normativo se remonta a la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, que autorizó al entonces ministro de Economía y Hacienda a desarrollar el uso de la factura electrónica en los contratos del sector público estatal. No obstante, no fue hasta 2015 cuando la facturación electrónica se consolidó realmente en las contrataciones con las administraciones públicas.
Diez años después de aquella consolidación, el sistema se ha ampliado también a las operaciones entre empresarios y profesionales (B2B). Esta obligación generalizada implica un cambio relevante en la gestión fiscal y administrativa de las empresas, con beneficios evidentes en eficiencia y transparencia, pero también con costes iniciales: adquisición de software, formación del personal y adaptación técnica de los procesos internos.
El Real Decreto 1619/2012: la base de las obligaciones de facturación
El Real Decreto 1619/2012 define la factura electrónica como aquella emitida y recibida en formato electrónico, cuya expedición queda sujeta al consentimiento previo del destinatario.
Contenido cuando se utilizan sistemas informáticos. La factura debe incluir la representación gráfica de su contenido mediante un código QR, así como la mención “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” cuando el sistema remita de forma automática los registros de facturación a la AEAT.
Autenticidad e integridad. Cualquiera que sea el medio de expedición —papel o formato electrónico—, deben quedar garantizadas: - La autenticidad del origen, es decir, la identidad del emisor y del obligado a emitir la factura. - La integridad del contenido, de forma que no pueda alterarse en ningún momento.
Ambas condiciones podrán acreditarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, incluidos los controles de gestión habituales de la actividad, siempre que permitan establecer una pista de auditoría fiable entre la factura y la operación que documenta.
Medios para garantizar la factura electrónica. En particular, se presumen cumplidos estos requisitos cuando la factura se emita mediante firma electrónica avanzada, a través de un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) con acuerdo previo entre las partes, o por otros medios validados por la AEAT.
Plazos de expedición. Como regla general, la factura debe emitirse el día de la operación. Cuando el destinatario sea empresario o profesional, el plazo se amplía hasta el día 16 del mes siguiente al devengo del IVA; existen particularidades similares para entregas intracomunitarias exentas y para el régimen especial del criterio de caja.
Próximo artículo: la facturación electrónica en las relaciones con las Administraciones Públicas.
Fuente: Publicación "Breve historia sobre la Facturación eletrónica" del Servicio de Estudios del REAF Asesores Fiscales