Antes de llegar a las relaciones entre empresas, la factura electrónica se implantó primero en el ámbito público, con el objetivo de agilizar los procedimientos y reducir la morosidad de las Administraciones.
La Ley 25/2013: el impulso frente a la morosidad pública
La Ley 25/2013, de Facturación Electrónica Obligatoria para las Administraciones Públicas, se aprobó como parte de una reforma estructural destinada a erradicar la morosidad pública, en un contexto normativo hasta entonces disperso.
Entre sus principales medidas:
- Registro contable de facturas. Cada Administración debe gestionar un registro contable a través del órgano con funciones contables.
- Umbral de 5.000 €. Las Administraciones pueden excluir de la obligación las facturas de importe igual o inferior a esta cantidad; no obstante, si la Administración destinataria está obligada a aceptar facturas electrónicas, deberá hacerlo con independencia del importe.
- Herramientas para los proveedores. Estos podrán adquirir un programa informático propio o utilizar el programa gratuito ofrecido por el entonces Ministerio de Industria, Energía y Turismo.
Envío a través de FACe. Las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas se remiten a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas —FACe, en el caso de la Administración General del Estado— que permiten, entre otras funciones, consultar el estado de tramitación, conocer el código de la unidad destinataria y descargar el programa gratuito de facturación.
La Ley 39/2015 y el Procedimiento Administrativo Común
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, refuerza este marco: desde 2015, los proveedores que entreguen bienes o presten servicios a la Administración deben remitir factura electrónica, salvo que el importe sea inferior a 5.000 € o se trate de servicios prestados en el exterior mientras no puedan cumplirse los requerimientos técnicos.
Las facturas deben tener formato estructurado y firmarse mediante firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido —habitualmente en formato Facturae—, aunque también se admite el sello electrónico avanzado. El archivo y la custodia corresponden al órgano administrativo destinatario, que asignará a cada factura un código de identificación dentro del registro contable correspondiente.
Requisitos de conservación
Al igual que ocurre con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse garantizando: - Legibilidad, para que puedan ser leídas por personas. - Autenticidad del origen, identificando al proveedor y, en su caso, al emisor si no coinciden. - Integridad del contenido, sin modificaciones posteriores.
Además, debe garantizarse el acceso sin demora de la Administración tributaria a esta información, incluida su carga remota y consulta en línea.
Próximo artículo: el Suministro Inmediato de Información (SII), la lucha contra el fraude fiscal y el nuevo Reglamento de sistemas de facturación.
Fuente: Publicación "Breve historia sobre la Facturación electrónica" del Servicio de Estudios del REAF Asesores Fiscales