Cada año las empresas deben presentar sus cuentas anuales, firmadas por el Administrador de la empresa, ante el Registro Mercantil de la ciudad donde se ubique su domicilio social. Esta obligación corporativa es esencial para fijar, registrar y dar publicidad a las cifras de negocio de la empresa, de cara a terceros interesados, litigios, etc.
¿Qué son las cuentas anuales?
La principal función del área de contabilidad de la empresa es proporcionar los mecanismos que permitan ordenar de forma sistematizada todas aquellas situaciones que supongan una alteración de su situación patrimonial y del desempeño de su actividad. De esta forma, dicho registro continuado en el tiempo permite elaborar la “radiografía” del patrimonio de la empresa y su actividad.
Esa es, precisamente, la información que trasladan las Cuentas Anuales. Ser una imagen fiel del estado patrimonial y de explotación de la empresa cuando ha concluido un ejercicio.
Por ello, la formulación, aprobación y presentación de estas Cuentas Anuales en el Registro Mercantil está regulado por la Ley de Sociedades Mercantiles (LSC) y sometida al escrutinio y vigilancia del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC). Este organismo dependiente del Ministerio de Economía y Empresa tiene la potestad de abrir expediente sancionador a aquellas empresas que no cumplan en tiempo y forma con la presentación de las Cuentas Anuales.Y esta actuación se produce cada vez con mayor frecuencia.
Empresas que deben presentar las cuentas anuales
Todas las empresas están obligadas una vez al año a elaborar sus cuentas Anuales y depositarlas en el Registro Mercantil: Sociedades anónimas, Sociedades de responsabilidad limitada, Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca, Fondos de pensiones e incluso Sociedades extranjeras con sucursal en España.
Empresas que NO deben presentar las cuentas anuales
Los empresarios individuales no tienen la obligación de presentar Cuentas Anuales: los autónomos en Régimen de Estimación Directa Normal deben llevar la contabilidad pero no están obligados a depositarla en el Registro Mercantil; las sociedades no mercantiles y autónomos que cotizan en Régimen de Estimación Directa Simplificada y Módulos no tienen ni siquiera obligación de llevar Cuentas Anuales.
Plazos para presentar las cuentas anuales al Registro Mercantil
Las empresas dispone de 3 meses a partir del cierre del ejercicio (generalmente 31 de diciembre), para elaborar sus Cuentas Anuales, y debe reunirse dentro de los 6 primeros meses de cada ejercicio para aprobarlas y resolver sobre la aplicación del resultado.
La presentación de las Cuentas Anuales debe realizarse dentro de los 30 días siguientes a la Junta General donde fueron aprobadas.
Para la mayoría de las sociedades, cuyo ejercicio social coincide con el año natural, el plazo para el depósito de las cuentas anuales finaliza el día 30 de julio.
Sanciones por no presentar las cuentas anuales
La principal, y más habitual sanción por no presentar las Cuentas Anuales consiste en una multa cuyo importe oscila entre los 1.200 y los 60.000 euros, llegando a los 300.000 euros en casos extremos.
El importe de la multa depende de varios factores, siendo los principales el capital social inscrito de la empresa, los años de retraso en el cumplimiento de la presentación de dichos registros y el volumen de facturación, especialmente si supera los 6.000.000 millones de euros. A partir de esta cota se aplican las multas de mayor cuantía.
Para cumplir debidamente con la ley, toda sociedad que tenga como fin del ejercicio la fecha 31 de diciembre tiene de plazo hasta el 30 de julio. Previamente, los administradores de la sociedad tienen la obligación de elaborar dichas cuentas en un plazo máximo de tres meses (hasta el 31 de marzo).
Las cuentas deben ser aprobadas en Junta General en un periodo que no supere los seis meses (30 de junio), y su presentación en el Registro Mercantil será antes del 30 de julio.
Otras sanciones y consecuencias
Además de la multa, la falta de presentación para su depósito de las cuentas anuales acarrea otro tipo de penalizaciones:
- Cierre provisional de la hoja registral. La sociedad mercantil no podrá inscribir ningún documento en el Registro Mercantil. Las excepciones son documentos asociados al cese o dimisión de altor cargos de la empresa, administradores o liquidadores, disolución de la sociedad, renuncia de poderes o nombramiento de liquidadores.
- Restricciones a la financiación y a su actividad. Las empresas de calificación crediticia establecen sus “ratings”, en buena medida basándose, en la información contable que publican las empresas. El no depositar las cuentas anuales implica que estas empresas no puedan poseer los elementos de juicio necesarios para evaluar la solvencia de la empresa. Esto se traduce en que les confieran una mala nota crediticia. Dicha mala calificación es tenida en cuenta por bancos, proveedores y clientes a la hora de atender a la concesión o no de una solicitud de financiación, el abastecer a la empresa o en la contratación de los servicios que esta ofrezca.
- Asunción de responsabilidades por parte de los administradores. Dado que los administradores son los encargados de la elaboración de las Cuentas Anuales que posteriormente deberían haberse depositado, su no presentación puede acarrearles consecuencias directas. Entre ellas, está que si se demuestra que los administradores no actuaron con la debida diligencia como empresarios, los socios, la propia empresa o incluso un tercero pueden reclamarles daños y perjuicios. Si la empresa se encuentra en situación insolvente, los administradores podrían verse obligados a responder con su propio patrimonio las deudas de la empresa.
Presentar las cuentas anuales fuera de plazo
Una vez la empresa se haya quedado fuera de plazo es difícil esquivar la sanción pertinente. Pero eso no quiere decir que no se deba subsanar lo antes posible dicha situación si se pretende evitar sanciones mayores.
De acuerdo al sistema de graduación de sanciones que establece el ICAC, la presentación de las Cuentas Anuales pasado el plazo legal establecido es el 0,5% de la suma de todo el activo al que se le suma el 0,5% de la cifra de ventas de la empresa en el ejercicio. Tanto para el valor total de activos como de ventas en el ejercicio, el ICAC tomará como referencia el dato que aparezca en la última declaración del Impuesto de Sociedades presentada por la empresa.
En caso de no existir esa declaración del impuesto de sociedades, la sanción se cuantificará en una cuantía equivalente al 2% del capital social de la empresa, en base al dato más reciente que aparezca sobre la empresa en el Registro Mercantil.
En caso de que una empresa que sí ha aportado la declaración del Impuesto de Sociedades la suma del 0,5% del valor de todos sus activos más el 0,5% de su volumen de ventas diera una cuantía superior al 2% del capital social, la sanción se establecería tomando como referencia el capital social, calculando el 2% de este para fijar la cuantía de la sanción pero sobre esa cantidad descontar un 10%.
Fuente: investalegal.es