El pasado sábado, 30 de abril, terminó el plazo para la legalización telemática de los libros contables de las sociedades cuyo ejercicio coincide con el año natural. ¿Qué pasa si lo hace fuera de plazo o incluso si no procede a su legalización?
Repasemos:
La obligatoriedad de la legalización de libros no deja lugar a dudas. Así lo impone el artículo 27 del Código de Comercio y el 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización:
1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.
3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.
Libros a legalizar
Deben ser legalizados los libros que con carácter obligatorio llevan los empresarios, con arreglo a las disposiciones legales vigentes. Esto es:
De los diferentes libros contables, es obligatorio legalizar el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales y en cuanto a los libros societarios, deberán legalizarse:
• El Libro de actas con la transcripción de todas las generadas por los órganos colegiados de las sociedades mercantiles: de Junta General (mínimo el Acta de Junta General Ordinaria de aprobación de Cuentas Anuales) y del Consejo de Administración (mínimo un acta al trimestre) y
• El Libro registro de socios para Sociedades Limitadas y en caso de Sociedades Anónimas, el Libro Registro de Acciones Nominativas. Eso sí, solo en los ejercicios en que se haya producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o de las acciones, o si se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
Igualmente pueden ser legalizados por el Registro Mercantil libros cuya llevanza no sea obligatoria, tales como los libros de detalle del libro diario y cualesquiera otros que lleven los empresarios en el ámbito de su actividad (art. 329 RRM).
Por lo que respecta a las sucursales con libros propios, pueden legalizarlos en el Registro Mercantil de su domicilio (art. 337 RRM).
Vía y plazo de presentación
Tal y como establece el artículo 18 de la Ley 14/2013, todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán:
— Vía: Telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico.
— Plazo: Antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
Sanciones y responsabilidades
Desde el punto de vista mercantil, a diferencia de lo que ocurre con la falta de depósito de las cuentas anuales, no existe ningún tipo de régimen sancionador. Tan sólo el apartado tercero del artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil establece la mera constancia de la legalización fuera de plazo sin señalar consecuencias al respecto.
“En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones”.
Desde el punto de vista fiscal, la cosa cambia, el artículo 200 de la Ley General Tributaria contempla como una infracción grave el incumplir obligaciones contables y registrales imponiendo sanciones de 150 o 300 euros. Lo cierto es que, a pesar del texto de la norma, son pocas las veces en las que se ha empleado este artículo para sancionar la mera falta de legalización de los libros sin venir precedida de otros incumplimientos contables. Véase la Consulta Vinculante V1689-10, de 23/07/2010, de la Dirección General de Tributos
Dicho esto, da la impresión de que puede estar tranquilo si no ha procedido a legalizar sus libros, pero no es así. No crea que es un mero requisito burocrático que puede obviar sin consecuencias para su negocio. Este incumplimiento puede ser:
• utilizado por los acreedores, junto con otros indicios, para solicitar la responsabilidad personal de los administradores por las deudas de la sociedad.
• tenido en cuenta para calificar como culpable un concurso de acreedores, lo que también supondría una responsabilidad directa de los administradores.
Finalmente, en caso de conflicto entre socios o con terceros, la legalización de libros da valor al contenido de los mismos a efectos probatorios ante los tribunales.
Los libros legalizados pueden servir de prueba en cualquier juicio, ya que garantizan la fiabilidad de su contenido.
Es más, si hablamos de sociedades unipersonales la legalización del libro-registro de contratos con el socio único es especialmente recomendable para que estos puedan ser oponibles a la masa si se va a concurso. De lo contrario, hasta que no se pague al resto de acreedores el socio único no podrá cobrar. (art. 16 TRLSC)
Todavía está a tiempo, tal y como le hemos indicado, el registrador tan sólo hará constar que la legalización se ha solicitado fuera del plazo legal, sin que ello suponga en la práctica ningún agravio respecto de quien sí lo haya hecho en tiempo y forma.
Fuente: CISS Contable - Mercantil Wolters Kluwer
Autor: Ainoa Iriarte