En el ejercicio de tu actividad es posible que te hayas encontrado con gastos cuyo pago correspondería a tu cliente pero que, por diversos motivos, realizas tú.
El primer problema que plantean este tipo de gastos es determinar cuándo estamos ante un suplido y cuándo ante un gasto reembolsable.
Qué es un suplido y qué es un gasto reembolsable
ÓEn una primera aproximación podemos decir que siempre que la factura del terceroque finalmente presta el servicio vaya a nombre de tu cliente, estarás ante un suplido.
Pongamos un ejemplo.
En el caso de una asesoría que ofrece el servicio de constitución de sociedades, un suplido sería la factura del notario. Esta factura iría a nombre de la sociedad en constitución, pero la asesoría adelantaría su importe para poder prestar el servicio de constitución. Posteriormente, este suplido se incluiría en la factura, junto con los honorarios por los servicios prestados.
Por el contrario, si la factura va a tu nombre, estarás ante un gasto reembolsable. Sería el caso de un autónomo que acuerda con su cliente que, además de los honorarios por sus servicios, le abonará todos los gastos necesarios para prestarlo, como, por ejemplo, facturas de viaje (billetes de avión, comidas, etc.) siempre que las facturas o gastos en los que se ha incurrido estén a nombre del autónomo que presta el servicio.
Cómo facturar suplidos
Hacienda establece tres requisitos para considerar un gasto como suplido:
- Que se trate de sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente. La realización del gasto en nombre y por cuenta del cliente deberá acreditarse mediante factura expedida a cargo del destinatario (cliente). Es decir, la factura de este gasto deberá ir a nombre de tu cliente y no al tuyo. En el caso de que la factura esté a tu nombre, estaríamos ante un gasto reembolsable.
- Que el pago de las referidas sumas se realice en virtud de mandato expreso, verbal o escrito, del propio cliente por cuya cuenta se actúe.
- Deberá poder probarse la cuantía efectiva de dichos gastos por cualquier medio admitido en Derecho.
Dudas más habituales al facturar suplidos
Una vez identificado el gasto como suplido surgen diversas dudas que resolveremos a continuación:
¿Debes incluir este gasto en la factura emitida a tu cliente?
La respuesta es rotunda: sí, debes incluir dicho gasto en la factura que emitas a tu cliente.
¿De qué manera debes incluirlo? Ejemplo práctico
El gasto deberá aparecer bajo la denominación de suplido en la factura que emitas a tu cliente, sumándolo al total a pagar por el mismo, pero sin aplicarle IVA, ya que por esta operación ya se pagó el IVA correspondiente, y sin aplicar retención.
En estos casos conviene adjuntar con la factura en la que incluimos el suplido, una copia de la factura del propio suplido, para poder justificar la operación en caso de inspección tributaria.
Siguiendo con el ejemplo anteriormente expuesto:
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La asesoría cobrará por la prestación del servicio de constitución de sociedad 100 euros, sin incluir IVA.
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El notario emitirá a nombre del cliente final (la sociedad en constitución) una factura de 10 euros más el IVA al 21 %, en total, 12.10 euros.
Por último, hay que señalar que el suplido no tendrá la consideración de ingreso a efectos de IRPF o IS. Conviene tener un libro registro de los suplidos o, para evitar problemas, una cuenta bancaria específica para estos, donde el concepto de cada ingreso contenga la palabra “suplido”.
Cómo facturar gastos reembolsables
Estarás ante este tipo de gastos cuando realices pagos, en tu nombre y por cuenta propia, necesarios para llevar a cabo tu actividad profesional y que posteriormente, el cliente te abonará.
Quien contrata estos servicios eres tú como autónomo y por tanto la factura irá a tu nombre.
Si al emitir tu factura quieres incluir estos gastos para que el cliente te los reembolse, deberás sumarlos a la contraprestación por tus servicios, y al total deberás aplicarle el IVA y en el caso de tener obligación de emitir con retención, la retención. El importe de este gasto reembolsable estará compuesto solo por la base imponible de la factura que has pagado y que ahora el cliente te abona, sin incluir el IVA de la misma.
Los gastos reembolsables sí tienen la consideración de ingreso a efectos de IRPF o IS.
En este caso, continuando con el ejemplo sobre gastos reembolsables:
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El autónomo cobrará por la prestación de servicios, 100 euros.
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Además, incurrirá en unos gastos que irán a su nombre de 10 euros más el IVA al 21%, en total 12.10 euros.
En este caso, en la factura aparecerá la contraprestación de 100 euros más los 10 euros de gastos reembolsables, sin tener en cuenta el IVA de estos.
Fuente: Infoautonomos.eleconomista.es