Durante cinco años, los autónomos deben guardar todas sus facturas y gastos declarados tanto en materia de IVA como IRPF si no se quieren enfrentarse a sanciones tributarias graves.
Vamos a analizar que documentación se debe guardar, como debe hacerse y durante que plazos
La vida del autónomo no es fácil. Estar siempre en el punto de mira de Hacienda ha desarrollado en muchos un miedo enorme a que aparezca en cualquier momento un inspector en la puerta de su negocio. Aunque, en la mayoría de los casos, no tienen nada que oculta, la carga burocrática que soportan les genera un gran temor a haber pasado algo por alto. Por ejemplo, alguna factura perdida.
Esto, sin olvidar las bondades que la tecnología ha supuesto para el Fisco. El uso del Big Data, por ejemplo, está a la orden del día y el cruce de información también. Tenga en cuenta que si Hacienda detecta alguna irregularidad en su facturación recurrirá, como mínimo, a su información bancaria y seguirá buscando. Por eso es muy importante que guarde justificantes de todos los movimientos realizados. Las facturas, los tiques o los mensajes de texto podrían ser muy útiles a la hora de hacer las comprobaciones.
Los trabajadores por cuenta propia tienen que ser muy cuidadosos. Es común que a final de cada trimestre su cartera esté repleta de tiques y recibos que tienen relación con los gastos necesarios para su actividad y con los ingresos recibidos. Conservarlos es una obligación legal y de supervivencia.
Por ejemplo, en relación al IVA, los empresarios y profesionales deberán conservar con su contenido original, y ordenadamente los siguientes documentos:
• Facturas recibidas.
• Copias o matrices de las facturas expedidas.
• Justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
• Recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.
Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán guardar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.
Para que la conservación de las facturas por medios electrónicos en un país tercero con el que no exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua se considere válida, deberá haberse comunicado con carácter previo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período y los cuatro años siguientes.
Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.
Sanciones
Si ante el requerimiento de la Inspección de Hacienda el trabajador por cuenta propia no responde con todas las facturas, estará incurriendo en una infracción grave a ojos de la Agencia Tributaria.
Este incumplimiento se sanciona con una multa sobre el 2% de la facturación no justificada. Es más, en caso de no saber cuál era la cantidad que carece de prueba documental, la sanción ascenderá a 300 euros por cada una de las operaciones.
Puede ocurrir también, que el autónomo no tenga ninguna factura del ejercicio, lo que supondría una sanción del 4% del volumen de operaciones del negocio, es decir, que, si ha facturado, por ejemplo 80.000 euros en todo el ejercicio, la sanción será de 3.200 que no es poco…
¿Cuánto tiempo debo guardar mis facturas?
En su negocio a diario se crean o reciben diferentes tipos de documentos: facturas, contratos, nóminas, libros de contabilidad… Muchos de ellos deben ser conservados por imposición legal. Sin embargo, no todos tienen que cumplir con los mismos tiempos. El Código de Comercio, las normas fiscales y laborales o la regulación específica sobre subvenciones establecen diferentes condiciones de custodia. Veamos cuáles son:
Según el Código de Comercio
El artículo 30 del Código de Comercio, establece la obligación de conservar durante 6 años los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como los no obligatorios (por ejemplo, el mayor, los registros de IVA, etc.), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los mismos (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.). El término fijado empieza a contar a partir del último asiento realizado.
Otros plazos
Hay otros documentos que, aunque no tengan plazo específico de custodia legal, es recomendable guardar. Por ejemplo, los referidos a:
• Prestamos: Hasta que sean devueltos
• Garantías: Hasta que se hayan cancelado
• Bienes de inversión: Hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (puede llegar a los 9 años)
• Bases Imponibles Negativas: Hasta pasados 4 años desde su compensación
La documentación a conservar debe ser original. Las copias no tendrán validez legal en caso de ser requeridas por la Administración. En cuanto a la forma de mantenimiento, los archivos pueden guardarse tanto en papel como en formato electrónico. El único requerimiento es que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Además, la Administración debe poder acceder a ellos de forma rápida, sin que se produzca ningún retraso desde que se solicita.
Según normativa tributaria
Por regla general, la Ley General Tributaria marca un plazo de cuatro años para guardar los archivos. El período empieza a contar desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto. Este es el tiempo en el que la Agencia Tributaria puede solicitar su revisión.
Tenga en cuenta además que, la prescripción del derecho a liquidar fijada en cuatro años no afecta al derecho de investigación (artículo 66.bis LGT). Salvo en los supuestos de créditos fiscales, se consagra la imprescriptibilidad del derecho de comprobación de la Administración referido a períodos ya prescritos, cuando los mismos tengan eficacia en ejercicios no prescritos (artículo 115 LGT).
Por ejemplo, si un bien se amortiza en 15 años, deberá conservar su factura de compra no durante cuatro años, sino hasta los cuatro años siguientes al último periodo en que se aplicó la amortización, es decir, durante 19 años.
En el IRPF, hay que conservar los justificantes y documentos acreditativos de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones. Entre esta documentación, se encuentran las facturas. El plazo de conservación es el de prescripción de cuatro años, pero como la declaración se presenta al año siguiente, eso nos llevará en muchos casos a más de cinco años.
Igualmente, con las modificaciones introducidas en 2015, el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imposibles y las deducciones es de 10 años desde la presentación de la declaración en que se generaron. Esto es, para los ejercicios en que se disfrutaron de tales incentivos, el plazo de prescripción no es de cuatro sino de diez años, salvo que el último ejercicio de aplicación ya haya prescrito. Lo mismo sucede con las pérdidas fiscales, cuyo plazo comenzaría a contar desde que la empresa haya compensado dichos créditos fiscales.
Desde el punto de vista laboral
Según el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social, el plazo de prescripción de las infracciones en el ámbito laboral es de tres años, mientras que las relacionadas con la seguridad social prescriben a los cinco años. (art. 4 RDl 5/2000)
La documentación a conservar se circunscribe en materia de filiación a bajas, justificantes de pagos salariales, contratos de trabajo o registros de jornada laboral.