Desde el 9 de noviembre de 2023, ya no es necesario que los notarios acrediten de manera presencial un trámite para que este tenga validez. Se podrán hacer de manera telemática y por videoconferencia.
La Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de digitalización de actuaciones notariales y registrales introdujo importantes modificaciones en la Ley del Notariado de 1862,
Una de las novedades más destacadas es la posibilidad de llevar a cabo autorizaciones y firmas a distancia a través de videoconferencia, evitando la necesidad de acudir físicamente ante el fedatario público.
Portal Notarial del Ciudadano
Para poder realizar estos nuevos trámites telemáticos debe estar dado de alta en el 'Portal Notarial del Ciudadano https://www.portalnotarial.es/portal/web/guest/portal-notarial-del-ciudadano
Acceda al portal, seleccione la opción de 'Regístrate' y cumplimente un formulario con todos sus datos (nombre, DNI, dirección, información de contacto etc.)
Una vez enviado el cuestionario, recibirá un 'email' y un SMS con un código para verificar que el alta se ha realizado correctamente.
Para todo tipo de trámites vía Portal Notarial, se necesita un certificado cualificado con el que el ciudadano pueda identificarse y firmar digitalmente todos los documentos.
Si se trata de una persona jurídica, la persona física representante de la sociedad deberá registrarse primero de forma online y posteriormente, acudir presencialmente a una notaría, con toda la documentación acreditativa del cargo que ostenta (escrituras, nombramientos etc.)
Citas
Las citas podrán pedirse de dos maneras:
• Desde la notaría: Contactar con la notaría vía telefónica, correo electrónico, o presencialmente para agendar una cita en una fecha y hora determinada, y solicitar que la firma se realice digitalmente.
• A través del Portal Notarial del Ciudadano: Se puede agendar la cita directamente en la plataforma digital descrita.
En ambos casos, debe proporcionar los datos de identificación y el documento que se desea firmar. También, es necesario estar registrado en el Portal Notarial del Ciudadano.
Otorgamiento de escritura
Una vez agendada la cita, el notario enviará un correo electrónico con los detalles, la documentación requerida y los pasos a seguir.
El día de la cita, debe acceder a la videoconferencia con el notario, quien identificará al cliente y verificará el documento a firmar.
Posteriormente, el notario leerá la escritura y habilitará la opción digital.
El certificado electrónico requerido, puede ser emitido por el Portal Notarial del Ciudadano o por una tercera entidad, como, por ejemplo, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).
Documentos notariales que se pueden firmar electrónicamente
Pueden ser firmados de forma online:
• Contratos de constitución de sociedades.
En la constitución telemática de sociedades limitadas no están permitidas las aportaciones no dinerarias. Además, se han habilitado unas escrituras y estatutos tipo para su constitución que permiten que el plazo para su calificación e inscripción por el registrador mercantil sea únicamente de seis horas
• Escrituras de modificación de estatutos sociales.
• Acuerdos de ampliación o reducción de capital.
• Traslado del domicilio social
• Escisiones y fusiones de sociedades.
• Disolución y liquidación de empresas
• Actas de juntas generales de accionistas.
• Pólizas mercantiles, como los contratos de compraventa de bienes muebles, arrendamientos financieros, o acuerdos de préstamo.
• Poderes notariales, que otorgan facultades específicas a una persona para representar a otra en diversas situaciones legales.
• Cartas de pago, utilizadas para acreditar la satisfacción de una deuda,
• Cancelación de garantías, como hipotecas o prendas,
• Testimonios de legitimación de firmas, empleados para certificar la autenticidad de una firma en un determinado documento,
• Conciliaciones para resolver conflictos entre particulares y empresas mediante vías alternativas a la judicial. El acuerdo alcanzado tras un proceso de conciliación requiere un compromiso de cumplimiento entre las partes y se eleva a documento público para que tenga fuerza ejecutiva. Esto significa que, en caso de incumplimiento, se podrá pedir directamente al juez su ejecución inmediata.
Copias electrónicas
Los notarios también podrán entregar copias electrónicas autorizadas de documentación notarial, por ejemplo, a las Administraciones Públicas, al Catastro o a los registros, liquidaciones telemáticas, emisión de certificados o remisión de datos
Se calcula que las copias electrónicas autorizadas emitidas podrían superar los 17 millones de euros al año, con el consiguiente “ahorro en tiempo y papel”.
Los ciudadanos después de acreditarse podrán acceder al servicio de solicitud de copias, en el que deberá seleccionar el nombre del notario que autorizó esa escritura, el número y tipo de copias que necesita y adjuntar la documentación que sea requerida para legitimar la acción. El notario depositará duplicado de la escritura en el Portal, previo abono del correspondiente arancel.
Pautas de seguridad y protección de datos
Al realizar firmas ante notario por videoconferencia, es vital tener en cuenta las siguientes pautas de seguridad y protección de datos:
• Asegurarse de que la videoconferencia se realiza a través de una plataforma segura y fiable, que cumpla con los estándares de protección de datos y encriptación.
• No compartir información confidencial o personal durante la videoconferencia en espacios públicos o inseguros.
• Utilizar contraseñas y mantener el secreto de las mismas.
• Guardar las actas y documentos generados durante la videoconferencia en un lugar seguro y protegido.
• Eliminar o destruir cualquier registro o archivo digital que contenga información sensible cuando ya no sea necesario.
Seguir estas pautas ayudará a garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de los documentos y datos durante el proceso de firma ante notario por videoconferencia.