"Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario" (artículo 25 Código de Comercio)

En este artículo vamos a tratar de desgranar los aspectos fundamentales de los libros obligatorios para todo comerciante.

Libro diario

El libro diario registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.

Ahora bien, es válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al trimestre, siempre que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate (art. 28 C de C).

En consecuencia, el contenido del diario varía según que la empresa utilice, o no, otros libros o registros auxiliares.

Registro de las operaciones

En caso de que, por no utilizarse otros libros o registros concordantes, tengamos que registrar las operaciones día a día, surge la duda de saber de qué día se trata, ya que un mismo hecho contable puede ser asociado con distintas fechas; así, por ejemplo, en el caso de las compras, con las correspondientes a las de emisión o recepción de la factura o al momento en que el departamento correspondiente da el visto bueno a la factura, reconociendo de esta forma la validez y exigibilidad de la misma. En el caso de un cheque puede dudarse entre la fecha de su firma y la de su envío, etc.

ATENCIÓN: En conclusión, las operaciones deben ser contabilizadas diariamente, sin retraso, estimando como fecha la que en cada caso se considere razonable.

Asientos globales

En caso de que se opere sin libros o registros concordantes, no es admisible globalizar los movimientos diarios, sin que puedan encontrarse, en el mismo libro, los registros de cada operación.

Advertimos que, como registros concordantes, podremos utilizar los tradicionales «libros de caja» y los rollos de las máquinas registradoras, si es que detallan suficientemente la naturaleza de las operaciones consignadas. Este último sistema de registro auxiliar es especialmente útil en el caso de operaciones de la misma naturaleza, realizadas en un mismo lugar, a lo largo de un mismo día.

Libro de inventarios y cuentas anuales

El libro de inventarios y cuentas anuales se abre con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente deben transcribirse los balances de comprobación, con sumas y saldos.

Al cierre del ejercicio deben transcribirse igualmente el inventario de cierre y las cuentas anuales (art. 28 C de C).

ATENCIÓN: Por lo tanto, al libro de inventarios y cuentas anuales deben transcribirse los siguientes documentos contables:

  • - Balance inicial detallado.
  • - Balances de comprobación (4, al menos).
  • - Inventario de cierre.
  • - Cuentas anuales.

Inventario

El inventario es una relación valorada del patrimonio de una empresa. Debe reunir las siguientes características:

  • Debe referirse a la totalidad de bienes, derechos y obligaciones que conforman el patrimonio de la empresa.
  • Debe reflejar la cantidad y el valor de cada elemento a la fecha de realización del inventario.
  • Debe identificar los elementos, para ello puede señalarse su ubicación geográfica, referencia, marca, nombre del deudor o acreedor; en las cuentas bancarias del banco y su número, etc.

ATENCIÓN: En la práctica, está generalizada la costumbre de transcribir al libro de inventarios y cuentas anuales los datos del inventario, agrupados por elementos de la misma naturaleza, de acuerdo con la clasificación de las cuentas del PGC, de forma que pueda justificarse el contenido de cada una de las partidas del balance de situación.

Si se procediese de esta manera, sería necesario, durante el período que corresponda en cada caso conservar los inventarios detallados, que habrán de concordar con las agrupaciones transcritas al libro de inventarios y cuentas anuales.

Momento de realización

La legislación señala, únicamente, que al libro de inventarios y cuentas anuales debe transcribirse el inventario de cierre de ejercicio.

Ahora bien, esto no significa que el recuento deba hacerse en el mismo momento del cierre del ejercicio; cosa que, por otro lado, en la mayor parte de los casos resultaría imposible de realizar en la práctica.

Usualmente, y de forma generalmente aceptada, la toma de inventarios se realiza, dependiendo del tipo de elementos y de que la empresa lleve o no «inventarios permanentes» suficientemente fiables, en las fechas que se señalan a continuación:

  • 1. Si no existen inventarios permanentes es necesario efectuar el inventario físico en la fecha de cierre o en fechas próximas (unos días antes o después), siempre que el inventario a la fecha de cierre pueda obtenerse a partir del que se haya efectuado, por medio de registros y soportes documentales.

    ATENCIÓN: Así, en los casos en que el recuento se haga después del cierre, a las cantidades obtenidas habrá que sumarles las salidas y restarle las entradas ocurridas desde el cierre, para retrotraer las cifras al momento del cierre.

    En el supuesto contrario, cuando el recuento se haga antes del cierre, habrá que sumar las entradas y restar las salidas, con el fin de extrapolar las cifras al momento del cierre.

  • 2. Si existen inventarios permanentes, es decir, un sistema organizativo que registra de forma continuada las cantidades y los valores de los elementos existentes, la necesidad de realizar inventarios físicos para poder controlar las pérdidas por robos u otros motivos, ajustar errores y revisar el estado de uso y la posible obsolescencia de los elementos, continúa existiendo a pesar de que la llevanza del inventario permanente supone una mejora notable en la realización de los mismos.

    En este caso, las empresas suelen ir realizando inventarios físicos, de forma rotativa, por grupos de productos a lo largo de todo el ejercicio, de forma que las existencias y el utillaje hayan sido revisados y ajustados, al menos una vez al año; a menudo, los grandes inmovilizados son inspeccionados con una frecuencia menor que, en cualquier caso, suele estar establecida de forma que, al menos cada 4 años todos los activos hayan sido inspeccionados.

    En el caso de elementos sujetos a un alto riesgo de pérdida o deterioro, especialmente cuando su valor pueda resultar significativo, es conveniente tratar de aproximar a la fecha de cierre del ejercicio la de la toma de inventarios. En ningún caso puede depositarse la confianza en los datos proporcionados por el inventario permanente cuando los procedimientos seguidos por la empresa no aseguren que los excedentes o faltantes de lo que se recuenta en determinado momento no se compensen con faltantes o excedentes en otros departamentos que no se estén recontando; ni cuando los registros no se ajusten, con cierta frecuencia, a los recuentos parciales.

Finalidad

ATENCIÓN: El legislador pretende que, al menos en el momento del cierre de cada ejercicio, todo empresario compruebe, de forma extracontable, la existencia y el valor de los elementos de activo y pasivo que forman el patrimonio de la empresa.

Es decir, se trata de un trabajo no contable, cuya finalidad es el permitir confrontar las cifras teóricas registradas en contabilidad con las empíricas obtenidas por observación.

Recordamos que, conforme al principio de prudencia, las pérdidas deberán registrarse en contabilidad tan pronto como sean observadas; aunque los beneficios latentes no se trasladarán a la contabilidad hasta que se realicen.

Balance de comprobación de sumas y saldos

El balance de comprobación de sumas y saldos es un documento en el que se presenta la totalidad de las cuentas, ordenadas correlativamente según la codificación del Plan; reflejando, para cada una de ellas, las sumas totales del debe y haber, así como sus correspondientes saldos.

Utilidad

Su utilidad puede resumirse en los siguientes puntos:

  • - Como instrumento de control que permite asegurarse de que, a todas las anotaciones efectuadas en el debe, les corresponden anotaciones en el haber por el mismo importe.
  • - Para obtener los montantes acumulados de cada cuenta en una fecha dada y, a partir de ellos, poder elaborar el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.

Cuentas anuales

ATENCIÓN: Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria.

Estos documentos forman una unidad. El estado de flujos de efectivo, así como el de cambios de patrimonio neto no serán obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal (art. 34 C de C y art. 257 LSC)

Por lo tanto, tenemos:

  • -El balance, como expresión del patrimonio. En el balance figurarán de forma separada:
    • El activo.
    • El pasivo.
    • El patrimonio neto.
  • La cuenta de pérdidas y ganancias, como expresión del resultado realizado del ejercicio separando debidamente los ingresos y gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de explotación, de los que no lo sean.
  • El estado de cambios en el patrimonio neto, formado a su vez por los siguientes estados:

El estado de ingresos y gastos reconocidos, que incorpora la totalidad de los ingresos y gastos del ejercicio: los que han pasado por la cuenta de resultados, los que han sido imputados directamente al patrimonio neto y los que pasan del patrimonio neto a la cuenta de pérdidas y ganancias;

El estado de cambios en el patrimonio neto, como expresión de la totalidad de las variaciones del patrimonio neto incluidas las originadas por operaciones con los socios o propietarios cuando actúen como tales y las debidas a cambios en criterios contables y correcciones de errores.

  • El estado de flujos de efectivo, como expresión del origen y utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes.
  • La memoria, que completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales (art. 35 C de C).

Las sociedades mercantiles, además del libro de inventarios y cuentas anuales, y del libro diario, están obligadas a llevar:

  • Libro de actas: deben constar, al menos, todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones (art. 26 C de C).
  • Libro registro de acciones nominativas en las sociedades anónimas, incluidas las laborales, y en las sociedades comanditarias por acciones (art. 116 LSC).
  • Libro registro de socios en las sociedades limitadas (arts.104 y 105 LSC).
  • Libro registro de contratos del socio único en las sociedades unipersonales (art. 16 LSC).

Fuente: CISS Contable-Mercantil             Wloters Kluwer

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