En estos tiempos de incertidumbre en los que parece que la economía mundial está a punto de entrar en recesión, uno de los aspectos críticos para las empresas es mantener sus tesorerías con suficiente liquidez para no incurrir en una suspensión de pagos. Para mantener un flujo de caja constante que permita a las empresas sobrevivir en tiempos de crisis económica es necesario que sus directivos conozcan los distintos métodos que facilitan cobrar más pronto las facturas o por lo menos que evitan retrasos en la liquidación de las operaciones comerciales.

El sistema de facturación es un punto importante que puede agilizar la entrada de dinero en las tesorerías de las empresas, o, por el contrario, provocar un retraso considerable en el cobro de las transacciones. Las pymes deben de evitar que sus clientes les convenzan de adoptar un sistema de autofactura. El sistema de autofactura es cada vez más utilizado por las grandes empresas que tienen muchos proveedores. Por este sistema es la propia empresa compradora quien emite las facturas contra sí misma y con el consentimiento expreso en las condiciones de venta de la empresa suministradora. Los comerciales deben evitar aceptar las condiciones de venta en depósito que permiten al cliente una autofactura mensual de los consumos realizados del producto. La autofactura es siempre más favorable para el comprador, ya que deja a merced del cliente decidir las compras que está dispuesto a pagar y la fecha de pago de las facturas. Además, el cliente hará los cargos de todas las incidencias que quiera en la autofactura. La única ventaja para el proveedor es que se le reduce parte del trabajo administrativo y que una vez recibe la factura, tiene mayor seguridad en que cobrará en la fecha indicada.

Otro factor que también influye en el vencimiento de la factura es el día de inicio del cómputo para el plazo de cobro, ya que según el día la semana que se tome como fecha de inicio del cálculo puede caer en domingo el día de vencimiento. Hay unas reglas predeterminadas en función del plazo de cobro y el día en que se pone el contador en marcha; por ejemplo, si se toma un lunes como día de inicio del cómputo y el plazo de pago es de 90 días, la fecha de vencimiento será un domingo. Si el plazo de pago es 60 días y se factura un miércoles, el vencimiento de pago también caerá en domingo. Y si el plazo de pago es de 30 días y se factura un viernes, el vencimiento también será un domingo. Por lo tanto, hay que evitar facturar para plazos de cobro a 90 días los lunes, para plazos a 60 días los miércoles y para plazos a 30 días los viernes ya que el vencimiento de pago será siempre un domingo y se retrasará el cobro un día. Esto puede llevar a emitir miles de facturas al año con vencimiento domingo o día inhábil y de esta forma se alargan muchos días los períodos medios de cobro si hay miles de facturas expedidas el día incorrecto.

Asimismo, para calcular los aplazamientos de pago es mejor utilizar días y no meses en el cómputo. Por tanto, no es lo mismo indicar el plazo de cobro en días que hacerlo en meses ya que no todos los meses tienen 30 días. Por ejemplo, una factura de fecha 5 de junio con un plazo de pago a 90 días vence el 3 de septiembre, pero si indicamos 3 meses vence el 5 de septiembre, o sea perdemos 2 días.

La opción entre facturación electrónica o facturación en soporte papel es otro aspecto importante que considerar. Las empresas emiten miles de facturas al año. El coste de imprimir dos copias, ensobrar una y enviarla al proveedor es de unos 6 euros según los cálculos realizados por el Ministerio de Industria del Estado Español. Por lo tanto, el gasto anual de enviar y recibir miles de facturas se eleva a muchos miles de euros Se calcula que en España el coste medio de facturar en papel es para cada empresa de 4.500 euros. ¿Se imagina que una empresa pudiera ahorrarse ese coste? Desde hace unos años existe en España un nuevo modelo de factura electrónica, que es compatible y autorizado por la Agencia Tributaria para las declaraciones y las inspecciones empresariales. Las grandes ventajas de la facturación electrónica son un menor gasto de papel y reducción de burocracia, así como acortar el período de tiempo que tarda la factura en llegar al cliente y facilitar a éste la tramitación y contabilización de las facturas de sus proveedores. Consecuentemente para el cliente la factura electrónica supone también un ahorro importante en gastos de administración. Para el proveedor puede significar la reducción de hasta 10 días de su PMC. Los únicos requisitos que deberá cumplir la empresa que quiera utilizar la facturación electrónica es disponer de un ordenador, una conexión de banda ancha y aceptar las tres condiciones impuestas por la Unión Europea a la hora de trabajar con factura electrónica: debe dar el consentimiento para recibir la factura electrónica, disponer de un certificado que determine la autenticidad del origen y garantizar la integridad del contenido. Uno de los grandes objetivos de la iniciativa emprendida por el Ministerio de Industria y la Agencia Tributaria es acabar con la factura de papel y que progresivamente sea sustituida por la electrónica. Cada año en España se utilizan unos 9.000 millones de hojas de papel que en un futuro se dejarán de utilizar con la factura electrónica. Por cada millón de hojas usadas se destruyen muchos árboles. Consecuentemente la factura electrónica tendrá un gran beneficio medioambiental.

Otro punto para considerar es escoger entre la post facturación o la prefacturación. La utilización por parte del proveedor de un sistema de post facturación o de prefacturación es decisivo puesto que un sistema de post facturación hace perder días en el cobro en cambio uno de prefacturación permite ganar días. Sin embargo, cada uno de los sistemas citados tiene sus ventajas e inconvenientes. La prefacturación consiste en facturar automáticamente antes de la salida de los productos de fábrica. Este sistema permite una reducción significativa en los plazos de cobro, pero obliga a una excelente coordinación entre los departamentos de facturación y logística. La ventaja de utilizar un sistema de prefacturación es que no existirán alargamientos en el ciclo de cobros por retrasos en la emisión de facturas. Pero existirá el inconveniente de que la empresa debe ser muy puntual en las entregas, debe servir los pedidos de forma impecable y seguir todos los requisitos que solicitó el cliente. Con este sistema de facturación no pueden existir problemas en la recogida de los pedidos ni en las entregas de los productos. La prefacturación tampoco funciona si aparecen litigios comerciales relacionados con los bienes servidos, o cuando el cliente no acepta la mercancía facturada después de la entrega.

Tampoco es aconsejable utilizar la prefacturación cuando el cliente tenga un plazo de aceptación o revisión de la conformidad del pedido. Por su parte, la post facturación implica facturar una vez se ha entregado la mercancía al cliente. Las ventajas del sistema de post facturación son: se evitan errores en la confección de las facturas por pedidos mal recogidos, por incidencias en las entregas y se evitan problemas por facturar pedidos rechazados después de la entrega. El principal inconveniente de la post facturación es su dependencia de otro documento: el albarán. En caso de llegar con retraso el albarán, la factura se emitirá con una demora innecesaria.

La post facturación también tiene el inconveniente de que en caso de facturar de forma agrupada las entregas efectuadas durante un determinado período de tiempo (una semana, quince días, un mes) juntando varios albaranes para luego emitir una única factura, el proveedor todavía concede un plazo suplementario de crédito al comprador. Esto es así ya que por lo general se utiliza la fecha del último día del período de suministros (la fecha que corresponde a la última entrega) como base para iniciar el cómputo del plazo de pago de la agrupación de albaranes. Con este sistema el cliente gozará de mayor plazo para pagar las primeras compras efectuadas. En estos casos hay que negociar con el cliente para computar la fecha de inicio del plazo haciendo un promedio ponderado de las fechas de entrega para establecer de este modo una fecha media de cobro.

A partir de la entrega de la mercancía empieza a contar el período de cobro, por lo que, en caso de utilizar sistemas de post-facturación, es vital que los albaranes lleguen lo antes posible a administración de clientes para poder emitir las facturas. Por tanto, es prioritario evitar las retenciones de los albaranes en el circuito de envío a administración. En muchas ocasiones los albaranes tardan varios días en llegar lo que produce demoras innecesarias en la confección de las facturas. Esta práctica provoca la existencia de bolsas de riesgo ocultas ya que durante el plazo que tardan en llegar los albaranes no sólo se están dando días de crédito gratuito a los clientes, sino que no se contabilizan las partidas de ventas a crédito al no haberse emitido todavía las facturas correspondientes. Los albaranes deben ser enviados por un conducto que no provoque distorsiones en su lectura, por ejemplo, si son enviados por fax o escaneados por correo electrónico, procurar que la reproducción sea lo suficientemente buena para que no surjan errores causados por palabras, cifras o letras difíciles de leer.

Ahora bien, de nada sirve un sistema de facturación rápido y preciso si se demora la remisión de las facturas a sus destinatarios. La empresa debe tener un buen sistema de reparto y dar un tratamiento especial a la distribución de facturas de importes elevados, ya sea por correo urgente o por mensajero. Como norma general una vez emitidas las facturas deben salir enseguida de las oficinas del proveedor y enviadas a la dirección correcta del responsable de pagos del comprador. Es conveniente actualizar las direcciones de envío de las facturas y comprobar las facturas devueltas por errores de dirección postal.

Por otro lado, es conveniente adoptar una política proactiva en el control del envío de las facturas a los clientes, y –sobre todo a partir de determinados importes– es conveniente contactar con la persona responsable de aceptar el pedido y dar las órdenes de pago. En cualquier caso, es conveniente personalizar la gestión y comprobar que el cliente ha dado validez a la factura, que ésta sea totalmente correcta y confirmar su cobro al vencimiento. En caso de que la factura no sea correcta para el cliente, el proveedor tiene suficiente margen de tiempo para rectificar los errores en su factura y solucionar posibles conflictos comerciales.

La fase más importante para cobrar antes las facturas comerciales es la del cobro. La forma de cobro depende en gran medida de la tipología del cliente, de las costumbres del sector, del poder negociador del cliente, o de la fuerza comercial que pueda ejercer el proveedor sobre el comprador. El medio de cobro utilizado es muy importante ya que algunos canales de cobro alargan en varios días el cobro de las facturas. En muchos casos la forma de cobro viene impuesta por el cliente o por el sector y no es negociable. Por ejemplo, la gran distribución comercial minorista suele pagar mediante pagaré o por confirming, las administraciones públicas por medio de transferencia y los pequeños comerciantes piden que pase a cobrar el vendedor. Ahora bien, la forma de pago también puede estar regulada por las leyes de comercio que dan cierta protección al proveedor y asimismo existen una serie de disposiciones legales referentes a los documentos de pago en las ventas a crédito. También hay normas específicas para el reembolso de las transacciones en determinadas operaciones, como es el caso de los productos perecederos. Sin embargo, cuando el proveedor puede escoger que medio de cobro le conviene utilizar, antes de tomar una decisión definitiva, primero debe valorar diferentes aspectos sobre el medio seleccionado, analizando los pros y los contras.

La Single Euro Payments Area (SEPA) –que en inglés significa Zona Única de Pagos en Euros– es un acuerdo político entre los Estados de la UE, la Comisión Europea y el Banco Central Europeo para la creación de un espacio único de pagos para el euro. Se trata de una iniciativa impulsada por el sector financiero europeo, tutelada por la Comisión Europea y el Banco Central Europeo, por la que se establece una verdadera zona integrada de pagos europeos en euros en los que dichos pagos están sujetos a un conjunto uniforme de estándares, normas y condiciones, y permite la realización de los pagos en euros de forma tan sencilla, rápida, segura y eficiente como se hace actualmente en cada país. Su objetivo es establecer instrumentos de pago, infraestructuras y estándares paneuropeos uniformes en toda Europa y eliminar las diferencias entre pagos transfronterizos y pagos nacionales dentro de la zona SEPA. Los tres instrumentos de pago SEPA son: el SEPA Credit Transfer (SCT), el SEPA Direct Debit (SDD) y el SEPA Card Framework (SCF). El SCT o transferencia SEPA es la transferencia standard de la zona SEPA, en euros. No tiene límite en los importes que se pueden transferir y los gastos bancarios son compartidos entre ordenante y beneficiario. La transferencia SEPA tendrá los mismos costes y condiciones de tanto para la SCT doméstica como para la SCT europea. Esta transferencia SEPA supone menor coste y más comodidad para las empresas que operan a nivel europeo. El SDD o Adeudo Directo SEPA es el cargo directo en cuenta que es ejecutado en euros en toda la zona SEPA. El SDD es el aspecto más novedoso de la reforma introducida por SEPA, pero su mecanismo. Y la SCF es el marco jurídico y financiero para utilizar tarjetas bancarias paneuropeas en la zona SEPA.

Como hemos visto, existen muchos medios y canales de cobro, y se podrían hacer muchas clasificaciones diferentes. De modo que podemos agruparlos siguiendo el criterio de quien controla y realiza la acción de pagar; en este caso tenemos tres grandes grupos. En primer lugar, los que están controlados por el proveedor ya que se realiza del cobro mediante un instrumento que ha emitido el mismo lo que se evita el efecto alargamiento; este es el caso del SDD. En segundo lugar, los medios de pago que están controlados por el cliente ya que el pago se hace por transferencia o por cheque; por tanto, la iniciativa está en manos del cliente que puede alargar los plazos de pago a voluntad. Y, en tercer lugar, los medios que están controlados por una entidad bancaria; por ejemplo, cuando el pago se efectúa mediante factoring o confirming.

Fuente: perebrachfield.com a través de CISS Contable-Mercantil     Wolters Kluwer

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