Ser un profesional autónomo no es fácil. La carga tributaria y las dificultades de financiación son mayores que en las empresas y las desgravaciones y deducciones son pocas. Eso sin mencionar que responde ante las deudas con su patrimonio personal. ¿Ha pensado alguna vez en pasar de ser autónomo a constituir una Sociedad Limitada? ¿Tiene claro cuándo debe hacerlo? ¿Sabe cuáles son los trámites a seguir?

Para pasar de ser autónomo a crear una sociedad limitada, debe seguir exactamente los mismos trámites que si fuera a crear una sociedad desde cero y tendrá que llevar a cabo las siguientes gestiones (Continuación):

Una vez firmada la escritura de constitución en el notario, el siguiente paso a dar es acudir al Registro Mercantil para inscribir la Sociedad.

Inscribir la SL en el Registro Mercantil

Su sociedad debe inscribirse en el Registro Mercantil de la provincia donde tenga su domicilio social. Se dispone de un plazo de dos meses desde la firma de la escritura de constitución. Los documentos que sedebe entregar al Registro son los siguientes:

• Una copia auténtica de la escritura de constitución

• Una copia del NIF Provisional

• La certificación negativa de denominación social

Recuerde: La inscripción en el Registro es constitutiva y en tanto esta no se lleve a cabo estamos en presencia de una sociedad irregular en la que la limitación de responsabilidad de los socios no está garantizada

Acudir a la Agencia Tributaria

Lo siguiente paso es cumplir con unas gestiones en Hacienda:

a) Solicitar el Número de Identificación Fiscal (NIF) provisional de su SL, además de las etiquetas y tarjetas definitivas,para lo que se necesitará:

• Una fotocopia de su DNI

• Una fotocopia de la escritura de constitución

• El modelo 036 cumplimentado solicitando

b) Pedir el alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores.

Todo ello, previo al inicio de la actividad y antes de la emisión o recepción de cualquier factura o encargo a nombre de la sociedad.

c) Darse de alta en el IAE

El Impuesto de Actividades Económicas (IAE) es un tributo local que grava la actividad de las empresas, los profesionales y los artistas. Hacen falta tantas altas como actividades se vayan a realizar. Para darse de alta en el IAE, hacer una modificación o causar baja, deberá presentar:

• El NIF provisional de la sociedad

• El modelo 840

Recuerde: No tendrán que pagar este gravamen aquellos cuya cifra de negocio sea inferior a 1 millón de euros anuales. A estos sujetos solo se les exigirá que aporten el modelo 036, especificando aquellos epígrafes IAE a los que se quieran acoger.

d) Realizar la declaración censal (IVA)

En la declaración censal se refleja el comienzo en la actividad, pero también la modificación o el cese en la misma, en su caso. Deben presentarla los empresarios, profesionales, artistas y todas las personas que tengan obligaciones tributarias. A la hora de solicitarla, hay que aportar estos documentos:

• El NIF provisional de su SL

• El modelo 036

• El documento que recoge el alta en el IAE

Acudir a la Tesorería General de la Seguridad Social

Para:

a) Dar de alta en la Seguridad Social de todos los administradores y socios de la S.L. de forma que coticen y puedan realizar sus tareas conforme a la ley. El periodo para realizar estas altas es de 30 días naturales desde que la empresa inicia su actividad

b) Pedir el número de patronal para, en su caso, proceder a la contratación de trabajadores

Recabar en el Ayuntamiento la licencia de apertura del local (en su caso)

Solicitar el NIF definitivo

En último lugar tendrá que volver a la Agencia Tributaria, y canjear la tarjeta provisional de NIF por la definitiva.

Contabilidad

Las obligaciones contables que ha tenido como autónomo son menores que las que le van a corresponderle como Sociedad Limitada.Como autónomo estaba obligado a llevar tres libros-registro: el de facturas emitidas, el de facturas recibidas y el de bienes de inversión. Como Sociedad Limitada tendrá que llevar una contabilidad ordenada, ajustada al Código de Comercio y basada en el Plan General Contable. Será de obligatoria cumplimentación el libro de inventario y cuentas anuales y el libro diario. Su asesor puede acuparse de mantener al día su contabilidad con los datos que la sociedad le facilite

El traspaso

De activos

El traspaso de los activos con los que cuenta como empresario individual se puede realizar de varias formas:

- Mediante su arrendamiento: Seguir siendo propietario de los bienes y alquilárselos a la nueva empresa.

- Previa venta a la nueva empresa, pero con la obligación de pagar los impuestos generados por esta operación: IAJD (Impuesto de Actos Jurídicos Documentados) y ITP (Impuesto de Transmisiones Patrimoniales) e IVA (Impuesto sobre el valor añadido)

- Por medio de una aportación no dineraria: La más habitual y recomendada por los especialistas. Transmitir sus activos a la sociedad mediante aportaciones no dinerarias. Es decir, en lugar de aportar dinero en efectivo, entregue los activos que usted tenía afectos a la actividad desarrollaba de forma individual.

Recuerde:

- Es aconsejable, aunque no obligatorio en Sociedades Limitadas, adoptar precauciones en la valoración de los activos aportados (Informe de Expertos independientes) 

- Tanto la constitución como ampliación de capital están exentas del pago de Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales.

De empleados:

El traspaso de los empleados contratados como profesional autónomo se lleva a cabo a través de una subrogación empresarial, de esa forma se garantizan los derechos adquiridos y las obligaciones de los trabajadores. (Art. 44 ET).

La subrogación es el cambio del empleador del trabajador, es decir, el cambio del empresario o empresa que tiene contratado al trabajador. Esta situación puede ser debida a la compra o absorción de una empresa por otra, o simplemente porque la empresa decide cambiar de denominación.

De créditos, préstamos y pólizas

Debe comunicar la situación a la entidad financiera para realizar una subrogación. Recuerde que aunque Ud. va a seguir teniendo la obligación de pago, ya no será a título personal si no bajo la forma jurídica de la Sociedad creada.

De local alquilado

Una vez obtenido el visto bueno del arrendador, puede formalizar una subrogación del contrato o solicitar una cancelación y apertura de uno nuevo.

Si el contrato lo permite, el traspaso o cesión puede llevarse a cabo aún en contra de la voluntad del dueño del local, pero es muy habitual que en el contrato se pacte lo contrario. El titular deberá ser notificado de la cesión obligatoriamente y podrá aumentar la renta hasta un 20%.-

Fuente: CISS360 Contable Mercantil. Wolters Kluwer