Muchas empresas asocian la obligación de conservar los documentos a los plazos de prescripción de las obligaciones asociadas a los mismos. Sin embargo, tal asimilación no es correcta. Aunque la prescripción laboral, o fiscal a efectos de infracciones sea de 3 o 4 años la documentación soporte correspondiente debe conservarse, al menos, 6 años, tal y cómo indica el Código de Comercio.
Desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación correspondiente al mismo debe guardarse durante los siguientes seis años, ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil, salvo que otra norma exija un plazo mayor.
Veamolo en el siguiente cuadro:
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MATERIA |
NORMATIVA |
PLAZO |
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CONTABLE MERCANTIL |
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• Libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios) • Libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc) • Facturas, tickets, justificantes bancarios |
Art.30 CCo |
6 años |
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FISCAL |
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Deuda Fiscal |
Art. 66 Ley 58/2003 |
4 años |
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Comprobaciones de cuotas compensadas o deducciones aplicadas |
Art. 66 bis Ley 58/2003 |
10 años |
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LABORAL |
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Infracciones laborales |
Art. 4.1 RD 5/2000 |
3 años |
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Infracciones con la Seguridad Social |
Art. 4.2 RD 5/2000 |
4 años |
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Infracciones en relación a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales |
Art. 4.3 RD 5/2000 |
5 años |
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FISCAL Y LABORAL |
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Delitos contra Hacienda Pública y Seguridad Social |
Art. 131 LO 10/1995 |
10 años |
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PREVENCIÓN DE BLANQUEO DE CAPITALES |
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Documentos de entidades bancarias, de inversión y aseguradoras |
Art. 25.1 Ley 10/2010, de 28 de abril |
10 años |
Fuente: Boletin Contable - Mercantil ARANZADI - LA LEY