Recientemente se ha aprobado el reglamento que regula la futura obligación de facturación electrónica entre empresas. Vea cuáles son las principales novedades, cuándo se prevé su entrada en vigor y las diferencias con el sistema Verifactu.

Novedades al facturar

SIF y facturas electrónicas

Sistemas de facturación (SIF).En los próximos meses se van a producir cambios importantes en la forma de facturar. El primero de ellos afecta a la forma de emitir las facturas: si su empresa emite sus facturas a través de un sistema informático de facturación (SIF), en unos meses será obligatorio que dicho sistema cumpla con los nuevos requisitos establecidos para estos sistemas [RD 1007/2023] .

Facturas electrónicas. Pero aquí no acaban los cambios. Hace unos años se aprobó otra norma, que quedó pendiente de desarrollo reglamentario, por la que todas las empresas –con independencia de su tamaño– van a estar obligadas a utilizar facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales[Ley 18/2022, art. 12], y recientemente se ha aprobado dicho reglamento [RD 238/2026] .

Diferencias.A pesar de que ambas obligaciones (SIF homologados y facturas electrónicas) están relacionadas y van a afectar a la mayoría de las empresas, existen diferencias entre ellas respecto a los sujetos obligados, las operaciones afectadas, los requisitos técnicos y los plazos de entrada en vigor. Vea a continuación los aspectos más importantes que debe tener en cuenta.

Sistemas de facturación

Novedades en los SIF

Declaración responsable. En primer lugar, a partir de 2027, las empresas y profesionales que expidan sus facturas a través de un sistema de facturación van a tener que utilizar un SIF que cumpla ciertos requisitos legales, con el objetivo de impedir que las facturas se puedan modificar y evitar fraudes. Así pues, dichos programas de facturación deberán contener una declaración responsable del proveedor del software que indique que se cumplen los requisitos legales [RD 1007/2023, art. 13].

Esta obligación afecta por igual a todas las facturas, ya sean dirigidas a empresas o empresarios o a particulares, e incluye tanto las facturas completas como las simplificadas, sin excepción.

Excepciones. Eso sí: ciertas personas y entidades están exentas de esta obligación [RD 1007/2023, art. 3 y 4] . Este es el caso, entre otras:

• De las entidades con rentas exentas en el Impuesto sobre Sociedades (como las fundaciones), pero únicamente respecto de las facturas que documenten dichas rentas exentas [LIS, art. 9] .
• Las personas físicas (o entidades en atribución de rentas) que tengan obligación de emitir facturas, pero no desarrollen actividades económicas a efectos del IRPF.
• Las personas y entidades no residentes sin establecimiento permanente en España.
• Las personas y entidades que lleven sus libros registro a través del sistema de suministro inmediato de información (SII).

Entrada en vigor.Los plazos concretos de entrada en vigor de estas nuevas obligaciones para los SIF son los siguientes (salvo que se apruebe una nueva prórroga, como ocurrió a finales del año pasado) [RD 1007/2023, DF 4.ª] :

• Con carácter general, los SIF deberán cumplir las nuevas obligaciones legales a partir del 1 de enero de 2027.
• No obstante, para los empresarios y profesionales individuales y entidades en atribución de rentas (como las comunidades de bienes) que realicen actividades económicas que tributan por IRPF, dicha obligación entrará en vigor a partir del 1 de julio de 2027.

¿Verifactu o no Verifactu?

Dos opciones.A la hora de aplicar las nuevas normas de los SIF, puede optarse entre dos sistemas diferentes [RD 1007/2023, arts. 15 y 16] :

• Sistemas Verifactu . Una alternativa es optar por un sistema Verifactu, de modo que, cada vez que su empresa emita una factura, se envíe un registro de facturación a Hacienda por vía electrónica.
• Sistemas “no Verifactu” . Otra opción es elegir un sistema “no Verifactu”, que no remitirá dichos registros de forma automática , pero que debe cumplir más requisitos técnicos que garanticen la integridad e inalterabilidad de los datos; por ejemplo, en esta modalidad de SIF todos los registros deberán firmarse electrónicamente.

¿Cuál conviene más? Considerando estos aspectos, sopese las ventajas y los inconvenientes de cada sistema de facturación y elija el que más le convenga en su caso concreto. Como se ha indicado, los SIF no verificables ofrecen a su empresa un mayor grado de privacidad frente a Hacienda. Sin embargo, no por ello descarte automáticamente los sistemas Verifactu, pues ofrecen otras ventajas:

• Mejor imagen . En primer lugar, los sistemas Verifactu ayudan a proyectar una imagen más profesional a sus clientes, puesto que todas sus facturas deberán contener un código QR que permita verificar si éstas ya han sido declaradas o no a Hacienda (en las facturas emitidas mediante sistemas “no Verifactu” no es posible efectuar esta comprobación).
• Menos requerimientos . Asimismo, según ha indicado Hacienda, su empresa será objeto de menos requerimientos si está acogida al Verifactu.

Esto es lógico: con los sistemas Verifactu, Hacienda dispondrá de toda la información de sus facturas en el momento en el que las emita, por lo que no tendrá que reclamársela de nuevo.

Facturas electrónicas

Facturación entre empresas

Dentro de España.En relación con la segunda de las obligaciones que va a entrar en vigor, próximamente será imperativo facturar electrónicamente cuando los destinatarios sean empresarios o profesionales que tengan en España la sede de su actividad económica, un establecimiento permanente, o bien su domicilio o residencia habitual [RD 238/2026, art. 3] .

Si el destinatario no está establecido en España, no será obligatorio el uso de la factura electrónica. Tampoco si la operación se documenta en una factura simplificada, salvo que sea una factura “cualificada” (es decir, que incluya el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota del IVA) [RD 238/2026, art. 4] .

Requisitos técnicos.Las nuevas facturas electrónicas deberán basarse en lenguajes de programación específicos o estar firmadas por el emisor con firma electrónica avanzada. Por tanto, en las operaciones que deban ser facturadas electrónicamente ya no será válido remitir la factura en papel, ni tampoco en PDF por correo electrónico , como suele hacerse hoy en día.

Emisión de facturas.Las facturas electrónicas deberán emitirse a través de una solución pública o bien mediante plataformas privadas que faciliten la información de facturación a Hacienda. Igualmente, los destinatarios de las facturas deberán informar sobre el estado de éstas (indicando si son aceptadas, rechazadas o pagadas). Hacienda utilizará estos datos para elaborar un listado público de empresas de gran tamaño que incurran en incumplimientos importantes de los plazos legales de pago [RD 238/2026, art. 5] .

Pendientes de la orden.Ahora bien, para que la obligación de facturar electrónicamente sea aplicable, primero debe aprobarse una orden ministerial que regule la solución pública de facturación electrónica. Una vez que eso ocurra [Ley 18/2022, DF 8.ª] :

• Para las empresas y profesionales con una facturación en el año anterior superior a ocho millones de euros, las nuevas normas serán aplicables transcurrido un año desde la aprobación de dicha orden ministerial.
• Para el resto de las empresas y profesionales, serán aplicables transcurridos dos años.
• En el caso de los empresarios y profesionales personas físicas que facturen menos de ocho millones, la obligación de informar sobre los estados de las facturas (aceptación, rechazo o pago) será aplicable transcurridos tres años.

A la fecha de redacción de este artículo ya se ha hecho público el texto del proyecto de la orden ministerial y se prevé que sea aprobada en los próximos meses, por lo que es posible que las empresas con una cifra de negocios de más de ocho millones ya deban facturar electrónicamente a finales de 2027, y el resto a finales de 2028.